Política Operacional de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Combate ao Terrorismo  (PLD / FT)

1.  APRESENTAÇÃO

O presente documento tem o objetivo de apresentar as diretrizes do Programa de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Combate ao Terrorismo (PLD), bem como orientar quanto aos procedimentos operacionais exigidos pela legislação em vigor, visando ao cumprimento do estabelecido na Lei 9.613, de 3 de março de 1998.

O documento está dividido em três partes. A primeira parte apresenta, de modo prático, as exigências quanto ao Programa e indica as ações que a cooperativa deve adotar no cumprimento das normas em vigor.

A segunda parte detalha as características do Programa de forma mais conceitual, destacando a importância de criação, na cooperativa, de uma cultura de Prevenção aos crimes previstos na Lei 9.613/98.

Por fim, o documento apresenta um detalhamento das telas do Sistema de Controle de Atividades Financeiras (SISCOAF), ambiente onde a cooperativa deverá realizar as comunicações listadas na primeira parte.

Em complemento a esta política, a Cooperativa deve editar Manual específico quanto aos procedimentos de controle e prevenção à lavagem de dinheiro.

2.   BASE LEGAL

As disposições deste documento estão alinhadas com a seguinte base normativa:

• Lei nº9.613/1998: trata dos crimes de “lavagem” ou ocultação de bens, direitos e valores; a prevenção da utilização do sistema financeiro para os ilícitos previstos na lei;
• Circular BCB nº3.978/2020: Dispõe sobre a política, os procedimentos e os controles internos a serem adotados pelas instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil visando à prevenção da utilização do sistema financeiro para a prática dos crimes de “lavagem” ou ocultação de bens, direitos e valores;
• Carta Circular nº4.001/2020: trata da relação de operações e situações que podem configurar indícios de ocorrência dos crimes de “lavagem” ou ocultação de bens, direitos e valores;
• Resolução BCB nº44/2020: Estabelece procedimentos para a execução pelas instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil das medidas determinadas pela Lei nº 13.810, de 8 de março de 2019, que dispõe sobre o cumprimento de sanções impostas por resoluções do Conselho de Segurança das Nações Unidas, incluída a indisponibilidade de ativos de pessoas naturais e jurídicas e de entidades, e a designação nacional de pessoas investigadas ou acusadas de terrorismo, de seu financiamento ou de atos a ele correlacionados;
• Resolução Coaf nº40/2021: Dispõe sobre os procedimentos a serem observados pelas pessoas reguladas pelo COAF, na forma do § 1° do artigo 14 da Lei n° 9.613, de 3 de março de 1998, relativamente a pessoas expostas politicamente.

3.   OBJETIVO

A política apresenta as diretrizes relacionadas à Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo, orientando quanto aos procedimentos operacionais exigidos pela legislação em vigor, buscando resguardar a Instituição, evitando que os seus produtos e serviços sejam utilizados para operações de natureza ilícita.

Procura auxiliar na implementação de métodos e controles para a seleção, análise, monitoramento e identificação, transmitindo aos gestores informações de forma ágil, contribuindo para os processos de registro e para as devidas ações e deliberações.

Ainda, a presente política tem como principais objetivos:

• Prevenir a utilização da instituição em práticas de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo;
• Nortear os processos e atividades realizadas no combate à PLD/FT, estabelecendo orientações, definições e procedimentos que objetivam prevenir e detectar movimentações ou atividades com características atípicas;
• Estabelecer procedimentos para que seja possível identificar e acompanhar as movimentações de pessoas politicamente expostas;
• Enfatizar a importância dos processos que possibilitam conhecer os clientes, funcionários e terceiros;
• Definir a estrutura organizacional necessária, e suas atribuições, para prevenir e identificar atividades com características desconformes;
• Dispor sobre a metodologia de treinamento ao quadro funcional, diretivo e aos terceiros contratados;
• Disseminar dentro da estrutura uma cultura de prevenção, a qual norteará os processos e atividades;
• Determinar procedimentos de análises de riscos sobre produtos e serviços ofertados pela Instituição;
• Determinar atividades de monitoramento de operações e procedimentos de comunicação de movimentações atípicas ao Coaf.

4.      ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES

4.1 CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO

Delibera sobre a política do Programa de Prevenção a Lavagem de Dinheiro e Combate ao Terrorismo (PLD) e a avalia, no mínimo, uma vez por ano, verificando e revisando a sua eficiência e eficácia, propondo melhorias ou adequações para atingir o objetivo proposto. O Conselho deve manifestar‐se expressamente sobre os relatórios emitidos pela área de controle de PLD acerca das ações a serem implementadas para correção tempestiva das deficiências apontadas. A manutenção atualizada deste documento é de inteira responsabilidade do Conselho de Administração.

Ainda, dentre as atribuições, frente à PLD/FT, compete ao Conselho de Administração:

• Analisar e deliberar sobre medidas, orientações e regulamentações que visam o combate e a prevenção;
• Acompanhar o desenvolvimento e a efetividade das atividades e ações realizadas;
• Fomentar a disseminação das disposições desta Política, bem como de todas as regulamentações que tratam do tema, garantindo o seu cumprimento;
• Comprometer-se com o aprimoramento contínuo das regulamentações, procedimentos e controles internos relacionados à prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo;
• Constituir e definir os membros do Comitê de PLD/FT, cujas funções estão previstas nesta Política.
• Frente à identificação de movimentações com características atípicas ou de origem ilícita, deliberar sobre as medidas a serem aplicadas;
• Deliberar, quando necessário, sobre as medidas disciplinares ou sanções aplicadas em cada situação identificada que esteja em desconformidade com as disposições das regulamentações aprovadas;
• Avaliar e deliberar sobre as propostas de contratação de produtos e serviços prestados por terceiros.

4.2 DIRETORES LIBERADOS

Responsável pela execução e deliberação das ações e medidas propostas pelo Conselho de Administração. Deve assegurar adequada estrutura de gerenciamento do PLD, compatível com as exigências normativas e legais. O Diretor responsável pelo PLD será responsável pelo recebimento do relatório semestral de acompanhamento do PLD. O diretor deverá ser registrado no Cadastro Geral do Banco Central do Brasil e este será responsável pelo gerenciamento do PLD.

4.3 GESTOR DE PLD/FT

Grupo formado por profissionais das áreas Operacional e Financeira que serão responsáveis pela identificação, análise, avaliação, tratamento, monitoramento e comunicação dos casos passíveis de tratamento em função das normas vigentes, consolidando e apresentando relatórios ao Diretor responsável. Os gestores do PLD devem ser profissionais da cooperativa devidamente capacitados para o exercício das funções.

4.4 SETOR DE ARQUIVO

Cabe ao setor de arquivo receber e manter os dossiês com os dados exigidos nessa política, pelo prazo mínimo de cinco anos, ou de acordo com a regulamentação específica para o assunto.

4.5  CONTROLES INTERNOS

• Desenvolver controles que objetivam a mitigação dos riscos provenientes das atividades operacionais e dos produtos e serviços oferecidos;
• Identificar, avaliar e monitorar os riscos operacionais, reportando os casos que expõem comportamentos atípicos;
• Disseminar a cultura de prevenção e combate aos crimes de Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo;
• Recomendar o desenvolvimento ou atualização das normas e procedimentos internos, visando assegurar a conformidade das atividades frente aos objetivos desta política e às regulamentações divulgadas pelos órgãos normatizadores;
• Gerar, mensalmente, relatório contendo os casos passíveis de análise pelo Conselho de Administração;
• Apresentar ao Comitê de PLD/FT o relatório de classificação de riscos dos associados e clientes da Instituição;
• Desenvolver o plano de ação baseado nos resultados formalizados no relatório de avaliação de efetividade, acompanhando os processos para a resolução das fragilidades apontadas.

4.6 FUNCIONÁRIOS

• Agir e desenvolver suas atividades com diligência e probidade, buscando manter a ética e transparência dos processos;
• Atender com agilidade e probidade às solicitações de informações e documentos realizadas pela área de Controles Internos, auditorias e órgãos reguladores, contribuindo para a continuidade das avaliações de cada solicitante;
• Disseminar a cultura de prevenção e combate aos crimes de Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo;
• Cumprir as determinações aprovadas pelo Conselho de Administração da Instituição;
• Comunicar prontamente ao superior hierárquico e à área de Controles Internos, toda e qualquer ocorrência, da qual tenha conhecimento, que apresente indícios de Lavagem de Dinheiro;
• Participar de treinamentos e seminários que tratam da prevenção à lavagem de dinheiro e combate ao financiamento do terrorismo, oferecidos pela Instituição;
• Solicitar, analisar e manter atualizadas as informações e documentos cadastrais dos associados e clientes da Cooperativa, permitindo a identificação e verificação da sua atividade e capacidade econômica.

5.      IDENTIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DO PERFIL DE RISCO

5.1 CONHEÇA SEU CLIENTE                                                                                      

A ferramenta conheça seu cliente (KYC – Know Your Customer) é essencial no processo de admissão de associados e clientes junto à Instituição. Sua implementação permite a verificação e validação da identidade, qualificação e classificação do nível de risco dos titulares da conta corrente, seus administradores e representantes, se for o caso. Viabiliza a certificação da autenticidade das informações prestadas pelo sócio ou cliente e a confrontação das informações com os bancos de dados de caráter público e privado.

A cooperativa deve coletar e manter atualizadas as informações cadastrais de seus clientes permanentes, incluindo, no mínimo:

a)                  Pessoas naturais: nome completo, filiação, nacionalidade, data e local do nascimento, documento de identificação (tipo, número, data de emissão e órgão expedidor) e número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF); e

b)                 Pessoas jurídicas: firma ou denominação social, atividade principal, forma e data de constituição, informações referidas na alínea “a” que qualifiquem e autorizem os administradores, mandatários ou prepostos, número de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) e dados dos atos constitutivos devidamente registrados na forma da lei;

c)                  Endereços residencial e comercial completos;

d)                 Número do telefone e código de Discagem Direta a Distância (DDD);

e)                  Valores de renda mensal e patrimônio, no caso de pessoas naturais, e de faturamento médio mensal referente aos doze meses anteriores, no caso de pessoas jurídicas; e

f)                  Declaração firmada sobre os propósitos e a natureza da relação de negócio com a instituição.                                                                                                               

Compreendendo a essencialidade deste processo na mitigação de riscos relacionados à lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo, a cooperativa deve, de acordo com a complexidade de seus negócios, desenvolver processos e rotinas de cadastro que visem estabelecer as metodologias e métricas utilizadas na qualificação e classificação dos níveis de risco, dos procedimentos de atualização e armazenamento de documentos e informações e dos demais processos necessários para conhecer o quadro social.

Observações:

• As informações relativas à cliente pessoa natural deve abranger as pessoas naturais autorizadas a representá-la.
• As informações cadastrais relativas à cliente pessoa jurídica deve abranger as pessoas naturais autorizadas a representá-la, bem como a cadeia de participação societária, até alcançar a pessoa natural caracterizada como beneficiário final.
• Excetuam-se do disposto no item anterior as pessoas jurídicas constituídas sob a forma de companhia aberta ou entidade sem fins lucrativos, para as quais as informações cadastrais devem abranger as pessoas naturais autorizadas a representá-las, bem como seus controladores, administradores e diretores, se houver.
• A cooperativa deve realizar testes de verificação, com periodicidade máxima de um ano, que assegurem a adequação dos dados cadastrais de seus clientes.
• As informações coletadas nos procedimentos destinados a conhecer os clientes deverão permanecer armazenadas pelo período mínimo de 10 (dez) anos, contados do primeiro dia do ano seguinte ao término do relacionamento com o cliente.

5.1.1 Pessoas expostas politicamente - PEP

A cooperativa deve obter de seus clientes permanentes informações que permitam caracterizá-los ou não como pessoas expostas politicamente (PEP) e identificar a origem dos fundos envolvidos nas transações dos clientes assim caracterizados.

• Consideram-se PEP os agentes públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiros, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, familiares e outras pessoas de seu relacionamento próximo.
  • O prazo de cinco anos aqui previsto deve ser contado, retroativamente, a partir da data de início da relação de negócio da pessoa com a cooperativa.
  • São considerados familiares os parentes, na linha reta, até o primeiro grau, o cônjuge, o companheiro, a companheira, o enteado e a enteada.
  • As operações ou propostas de operações que possuam PEP como parte envolvida serão sempre consideradas como merecedoras de especial atenção pela cooperativa.

• No caso de clientes brasileiros, devem ser abrangidos:
  • Os detentores de mandatos eletivos dos Poderes Executivo e Legislativo da União;
  • Os ocupantes de cargo, no Poder Executivo da União:

➔      de ministro de estado ou equiparado; b) de natureza especial ou equivalente;

➔      de presidente, vice-presidente e diretor, ou equivalentes, de autarquias, fundações públicas, empresas públicas ou sociedades de economia mista;

➔      do Grupo Direção e Assessoramento Superiores (DAS), nível 6, ou equivalentes;

➔      Os membros do Conselho Nacional de Justiça, do Supremo Tribunal Federal, dos tribunais superiores, dos tribunais regionais federais, do trabalho e eleitorais, do Conselho Superior da Justiça do Trabalho e do Conselho da Justiça Federal;

➔      Os membros do Conselho Nacional do Ministério Público, o Procurador Geral da República, o Vice-Procurador-Geral da República, o Procurador-Geral do Trabalho, o Procurador-Geral da Justiça Militar, os Subprocuradores-Gerais da República e os Procuradores Gerais de Justiça dos Estados e do Distrito Federal;

➔      Os membros do Tribunal de Contas da União e o Procurador-Geral do Ministério Público junto ao Tribunal de Contas da União;

➔      Os governadores de Estado e do Distrito Federal, os presidentes de tribunal de justiça, de assembleia e câmara legislativa, os presidentes de tribunal de contas de Estado, do Distrito Federal e de Município, e de conselho de contas dos Municípios;

➔      Os prefeitos e presidentes de Câmara Municipal de capitais de Estados.

• No caso de clientes estrangeiros, para fins do disposto no caput, as instituições mencionadas no art. 1º devem adotar pelo menos uma das seguintes providências:
  • Solicitar declaração expressa do cliente a respeito da sua classificação;
  • Recorrer a informações publicamente disponíveis;
  • Consultar bases de dados comerciais sobre PEP; e
  • Considerar como PEP a pessoa que exerce ou exerceu funções públicas proeminentes em um país estrangeiro, tais como chefes de estado ou de governo, políticos de alto nível, altos servidores governamentais, judiciais, do legislativo ou militares, dirigentes de empresas públicas ou dirigentes de partidos políticos.

5.2 CONHEÇA SEU FUNCIONÁRIO

Alinhadas às práticas de prevenção e mitigação de riscos, os processos destinados a conhecer os funcionários variam conforme a representatividade do cargo na organização. As diligências prévias, compreendem a avaliação das habilidades e competências técnicas dos candidatos frente às exigências do cargo, bem como a aplicação de verificações sobre as esferas federais, estaduais e municipais, no sistema legislativo e judiciário, consultando históricos inidôneos. A Instituição, sempre que entender necessário, realiza monitoramentos e atualizações sobre os dados e documentos dos integrantes do quadro funcional e diretivo da Cooperativa.

Para a seleção dos membros da equipe, a cooperativa considera a análise quanto à idoneidade dos ingressantes, realizando consultas cadastrais autorizadas, a fim de salvaguardar a segurança de seus ativos, bem como os bens e sigilo quanto aos associados.

O processo de recrutamento, seleção e contratação será alvo de manual de Gestão de Recursos Humanos, desenvolvido pela cooperativa.

Cabe ao setor de recursos humanos realizar acompanhamento periódico da situação patrimonial de empregados, a fim de identificar qualquer indício de alteração patrimonial fruto de atividades combatidas pelo PLD/FT.

5.3 CONHEÇA SEU FORNECEDOR

Os processos para seleção, contratação, pagamentos, supervisão e gestão dos contratos celebrados com fornecedores, parceiros e prestadores de serviços contam com a realização de diligências prévias, verificações, acompanhamentos e atualizações constantes, buscando preservar a Instituição e garantir a integridade e transparência dos vínculos contratuais firmados.

Na identificação da necessidade da contratação de terceiros, são levantadas as qualificações técnicas e profissionais esperadas, que correspondem com o nível de complexidade do produto ou serviço a ser contratado. No ato da celebração do acordo/contrato poderá ocorrer, por parte da Instituição, a verificação de itens que julgar pertinentes para a boa celebração do contrato.

Previamente à contratação, o setor de Controles Internos realizará verificações quanto a idoneidade e capacidade técnica do prestador de serviços realizando a consulta do comprovante de Inscrição e Situação Cadastral da empresa ou profissional, por meio da emissão do Cartão CNPJ na Receita Federal, uma vez que este possibilita a conferência da razão social, nome fantasia, data da abertura da empresa, descrição das atividades econômicas e endereço.

Deve ainda existir a consulta:

• do histórico de envolvimento em casos de corrupção, condutas antiéticas e ilegais;
• de administradores que sejam agentes públicos ou pessoas politicamente expostas;
• ao cadastro no CEIS (Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas);
• ao cadastro no CNEP (Cadastro Nacional De Empresas Punidas);
• ao cadastro no CEPIM (Cadastro de Entidades Privadas Sem Fins Lucrativos Impedidas).

Sempre que considerado necessário, será solicitado informações financeiras, capacitação técnica e informações estratégicas conforme estabelecido nos planos de Continuidade de Negócios.

As diligências contemplarão análises de informações públicas disponibilizadas, com atenção à possíveis informações desabonadoras sobre a empresa, seus sócios e administradores. O processo deve ocorrer de forma periódica, no máximo, a cada 12 (doze) meses, podendo ocorrer em menor tempo considerando a relação, ou sempre que o contrato de prestação de serviços sofrer alterações.

Todos os contratos celebrados a partir da divulgação dessa política, deverão dispor, de forma clara e detalhada, sobre os seguintes aspectos:

• Objeto do contrato;
• Condições de pagamento e valores da contratação;
• Prevenção à lavagem de dinheiro e do financiamento ao terrorismo;
• confidencialidade das informações;
• Conformidade legal das partes;
• Vigência do contrato.

Na celebração do vínculo contratual, a Instituição dará ciência ao terceiro das disposições desta política, do Código de Ética e Conduta e das demais regulamentações que julgar necessário para a condução íntegra das atividades, todo o relacionamento entre as partes deverá ser pautado nas determinações das regulamentações apresentadas.

A área de Controles Internos será responsável pela supervisão e monitoramento das atividades realizadas pelos terceiros contratados, bem como dos contratos que regem o vínculo contratual, utilizando ferramentas que permitam verificações periódicas. As verificações e monitoramentos tem como objetivo garantir a fidedignidade e transparência do negócio jurídico, permitindo a identificação de atividades que apresentam desconformidade frente às disposições contratuais. As diligências prévias, poderão ser revistas a cada novo vínculo contratual.

Os contratos pactuados serão registrados e acompanhados, contendo, no mínimo, as informações pertinentes às partes envolvidas, objeto do contrato, condições de pagamento, data inicial e data final de vigência. O controle dos contratos ativos tem a finalidade manter a periodicidade das reanálises sobre as determinações contratuais e preservar atualizados os documentos e informações dos terceiros contratados. Compete às demais áreas da empresa fornece as informações e os documentos necessários.

5.4 AVALIAÇÃO DE NOVOS PRODUTOS E SERVIÇOS

A Instituição deve adotar metodologias de análises sobre os produtos e serviços em desenvolvimento e oferecidos ao quadro social. Os produtos devem passar por testes e validações que expõem suas condições, parâmetros e possíveis riscos. O mapeamento das condições do novo produto permite ajustes tempestivos, visando minimizar os riscos de sua aplicação. A implementação e disponibilização do produto ou serviço ocorrerá após a aprovação dos administradores, que deverão deliberar observando os testes e avaliações realizados e riscos identificados.

O processo de implementação conta com a elaboração e divulgação dos normativos necessários, a aplicação de capacitações ao quadro funcional e a ampla divulgação do produto nos canais oficiais da Instituição, visando a parametrização e orientação de utilização do produto ou serviço instituído.

A cooperativa deve realizar testes e monitoramentos periódicos relacionados à operacionalização, usabilidade e efetividade dos produtos e serviços oferecidos e, quando necessário, atualizar as regulamentações que os regem, buscando identificar, prevenir ou sanar eventuais fragilidades.

6.      ANÁLISE DE MOVIMENTAÇÕES FINANCEIRAS

O acompanhamento do histórico de movimentações do quadro social, considerando as informações coletadas para sua identificação e situação econômico-financeira, configura-se uma oportunidade para monitorar e mitigar os riscos, constatando a compatibilidade entre o fluxo de movimentos e os rendimentos declarados.

Desta forma, destaca-se a essencialidade da confiabilidade e clareza dos documentos solicitados na admissão, bem como dos documentos necessários para a atualização das informações, em posse de informações completas maior será a capacidade de monitorar a existência de situações atípicas.

6.1 MOVIMENTAÇÕES EM ESPÉCIE  

No controle e monitoramento de transações realizadas em espécie, tendo em vista as adversidades para a constatação da origem e destinação dos recursos, o primeiro nível de prevenção é executado pelas agências. Os operadores dos caixas verificam o estado das cédulas recebidas, atentando-se aos elementos de segurança que afirmam sua veracidade e sua condição atual, com base nas determinações da Carta Circular n°3.235/2006 e no item “i”, art. 1° da Carta Circular n°4.001/2020. Na identificação de cédulas com aspectos suspeitos, o operador de caixa direcionar-se-á ao gerente, que fará a comunicação, à área de operações, caso necessário, para que as devidas providências sejam tomadas.

Movimentações em espécie de valor igual ou superior a R$50.000,00 são comunicadas ao sacador com, no mínimo, três dias úteis de antecedência. A comunicação é recebida pelos operadores de caixa que registram a intenção de transação, informando todos os dados necessários. No ato da transação, o operador de caixa emite o relatório de movimentações financeiras e solicita ao sacador ou depositante que realize o preenchimento, os relatórios são armazenados para posteriores verificações. A comunicação ao Coaf é atribuída à área de operações, onde serão realizados os devidos trâmites para a conclusão do registro e armazenamento das informações.

6.2 TRANSAÇÕES FINANCEIRAS

As operações financeiras são acompanhadas pelo analista responsável pelo gerenciamento da conta corrente, atentando-se ao fluxo de operações frente à situação econômico-financeira declarada.

As verificações periódicas sobre as operações são realizadas pela área de Controles Internos e consistem em confrontações entre as variações de movimentos, a atividade econômica e os rendimentos declarados. Utilizando o método de amostragem, neste mesmo processo, são verificados os documentos disponíveis nos dossiês de abertura de conta, considerando aspectos atrelados essencialmente, mas não se limitando, à legibilidade, coerência e vigência das informações.

6.3 ANÁLISE DE TRANSAÇÕES ATÍPICAS

No caso de operações com características atípicas, o setor que identificou comunica a situação à área de Controles Internos que, na abrangência de suas atribuições, realizará as apurações internas. As apurações podem envolver a solicitação de documentos e comprovações relacionadas aos fatos, a requisição de avaliações por parte da área jurídica e demais ações necessárias para assegurar a exatidão das conclusões.

Os resultados atingidos pelas análises servirão como base para a deliberação dos gestores, que poderão decidir por ações cabíveis à situação identificada.

As observações efetuadas pela área de Controles Internos, bem como os documentos utilizados como sustentação, deverão ser armazenadas em local específico, permanecendo disponíveis para consultas e validações posteriores pelo período estabelecido pela regulamentação base.

6.4 COMUNICAÇÃO AO COAF

6.4.1 Comunicação de movimentações em espécie

A comunicação de movimentos em espécie de valor igual ou superior a R$50.000,00 ocorre, no mínimo, três dias antes da efetivação da operação. A instituição possibilita a comunicação prévia de movimentação por meio do sítio eletrônico e, por meio das agências de atendimento.

No ato da comunicação prévia a instituição recolherá e armazenará os seguintes dados, relacionados à operação, ao depositante/sacador e ao sócio detentor da conta corrente envolvida na operação:

• Nome completo ou razão social;
• CPF ou CNPJ;
• Endereço;
• Valor da movimentação.

A Instituição, no momento da efetivação da operação comunicada, utilizando o relatório de movimentações financeiras, recolherá e armazenará os seguintes dados relacionados à operação e ao depositante/sacador do recurso:

• Nome completo ou razão social;
• CPF ou CNPJ;
• Endereço;
• Valor da movimentação;
• Número do protocolo da operação;
• Descrição da origem ou destinação dos recursos.

O relatório de movimentações financeiras já dispõe dos dados alusivos à instituição, conta corrente de destinação ou origem do recurso e aos dados do sócio detentor da conta corrente envolvida na operação. O preenchimento e assinatura do documento é realizado pelo sacador/depositante. Após a efetivação, a Instituição possui 24 horas para informar ao COAF da execução da operação.

Os documentos e informações que compõem o dossiê de comunicação ao COAF deverão ser armazenados pelo período de 10 anos, conforme determinado pela regulamentação.

6.4.2 Comunicação de movimentações atípicas

Constatada a atipicidade da movimentação e a decisão de comunicação por parte dos gestores da Instituição, com as evidências e informações necessárias em mãos, a área de operações realizará o processo de comunicação ao COAF, descrevendo de forma clara e detalhada as circunstâncias que motivaram a comunicação, narrando fatos, informações relevantes e eventuais análises feitas pela Instituição.

Todos os documentos utilizados na avaliação da movimentação comunicada, bem como informações de apoio e as evidências da comunicação serão armazenadas pela Instituição pelo período de 10 anos, conforme estabelecido pela regulamentação, buscando proporcionar a possibilidade de consultas e verificações sobre as ações tomadas.

6.4.3 Ausência de comunicações

A declaração de não ocorrência ou declaração negativa, consiste em informar a inexistência de registros de propostas, transações ou operações passíveis de serem comunicadas ao COAF, na periodicidade e forma definidas pela legislação vigente.

As evidências da comunicação de não ocorrência, quando realizadas, serão armazenadas pela Instituição, conforme a regulamentação, buscando proporcionar a possibilidade de consultas e verificações sobre os registros realizados.

6.4.4 Procedimento de comunicação ao COAF

As comunicações previstas neste procedimento devem ser realizadas pelo Siscoaf, devendo a cooperativa realizar os seguintes procedimentos para sua habilitação ao uso do Sistema:

• O diretor responsável deve baixar, por meio do aplicativo PSTAW10, o documento CAFC - Credenciamento Inicial ao SISCOAF (S-COAF) destinado à instituição que provê orientações sobre o credenciamento no Siscoaf, contendo a senha inicial para acesso ao sistema.
• Para baixar o arquivo por meio do aplicativo PSTAW10, os operadores deverão estar cadastrados no Sisbacen e credenciados nas transações PSTA300 e SCAFCRED.
• O acesso ao Siscoaf, após o credenciamento acima descrito, deve ser realizado acessando o seguinte endereço eletrônico: https://siscoaf.fazenda.gov.br/siscoaf-internet/pages/siscoafInicial.jsf

7.      ABORDAGEM E AVALIAÇÃO INTERNA DE RISCOS

A avaliação interna de riscos objetiva a identificação e análise de possíveis riscos presentes nas atividades e operações da Instituição. A aplicação desta avaliação possibilita o mapeamento e classificação das fragilidades de baixo, médio e alto impacto e probabilidade, considerando danos de origem financeira, jurídica, reputacional e socioambiental.

Para cada área atrelada à Instituição são desenvolvidos parâmetros para a classificação dos riscos, de acordo com as funções, atividades, complexidade e o fluxo de operações atribuídas, considerando, mas não se limitando, as determinações relacionadas à prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo.

Os diagnósticos elaborados e seus resultados serão documentados e se dará ciência à diretoria executiva e Conselho de Administração, quando aplicável.

7.1 AVALIAÇÃO DE EFETIVIDADE

Visando garantir a transparência e precisão eficiente dos processos, anualmente, a Cooperativa realiza análises e verificações visando atestar a efetividade das ferramentas, acompanhamentos, monitoramentos, validações e controles adotados para atender as disposições aprovadas por meio desta política.

Ainda, as verificações abrangem as ações de regularização dos apontamentos oriundos da auditoria interna e da supervisão do Banco Central do Brasil, bem como demais controles implementados em combate e prevenção à lavagem de dinheiro e do financiamento ao terrorismo.

As verificações e os resultados obtidos por meio das avaliações de efetividade são formalizados e passam pela validação e aprovação do Conselho de Administração. Os resultados acarretam um plano de ação, elaborado pela área de Controles Internos, destinado a auxiliar na resolução das fragilidades identificadas e mitigação dos riscos elencados.

8.      TREINAMENTOS E CAPACITAÇÕES

Para uma ampla divulgação e aplicação da presente política, o Setor de Recursos Humanos deverá promover treinamentos com periodicidade mínima anual, envolvendo toda a equipe de colaboradores e dirigentes da cooperativa.

9.      CONSULTAS A LISTAS RESTRITIVAS

A Cooperativa não proíbe, mas restringirá e realizará monitoramentos dos negócios e relacionamentos com indivíduos ou entidades, sejam clientes, colaboradores, parceiros, fornecedores ou prestadores de serviços, que sejam mencionados nas seguintes listagens:

• Listas de Sanções financeiras das Nações Unidas (ONU), US Office of Foreign Assets Control (OFAC) e União Europeia;
• Listas de atividades, setores, países, regiões e clientes proibidos e/ou com restrições - GAFI;
• Lista de Pessoas Expostas Politicamente (PEP).

O relacionamento com pessoas ou entidades que constam nas listas acima poderão ser objeto de avaliação especial ou criteriosa por parte do Conselho de Administração.

Visando o cumprimento das medidas determinadas pela Lei nº13.810/2019 e das disposições da Resolução 44/2020, a Cooperativa deverá estabelecer procedimentos de verificações para identificação e indisponibilidade de ativos de pessoas naturais e jurídicas investigadas ou acusadas de terrorismo, listadas pelo Conselho de Segurança das Nações Unidas, procedendo com o bloqueio dos ativos disponíveis e imediata comunicação ao Banco Central do Brasil através do sistema BC Correio, ao Ministério da Justiça e Segurança Pública e ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras - COAF.

10.  SISTEMA DE CONTROLE DE ATIVIDADES FINANCEIRAS (SISCOAF)

1. Tela de Acesso ao SISCOAF – CPF e senha de responsável pelas informações

(https://siscoaf.fazenda.gov.br/siscoaf-internet/pages/siscoafInicial.jsf)

2. Registrar a Informação – Registrar comunicação conforme orientado na primeira parte deste documento

a) Escolher o modelo do comunicado

b) Preencher os dados da comunicação

c) Selecionar as ocorrências (somente da centena 800, as anteriores servem para registrar comunicados anteriores a 27/12/2017)

11.  DISPOSIÇÕES FINAIS

A presente política foi aprovada em ata pelo Conselho de Administração e suas determinações entram em vigor a partir da data de sua publicação. As revisões e atualizações deverão ocorrer a cada 3 anos ou em períodos inferiores, visando garantir a conformidade frente às regulamentações vigentes.